تعتبر المستودعات من الإدارات الهامة في أي دائرة حكومية، ولا تخلو أي دائرة من المستودعات، وتشكل المستودعات محوراً أساسياً في الجامعة لحفظ وإدارة الأصناف المختلفة التي يتم تأمينها. سواءً أكانت أصنافاً مستديمة أو مستهلكة، وبأساليب تحكم رئيسية لانسياب الأصناف المختلفة، والاحتفاظ بها في المستودعات بكمياتها المختلفة، وصرفها عند طلبها.

 تقوم إدارة المستودعات بالإشراف على كل ما يتعلق بأعمال المستودعات وموظفيها، و تنظيم وتطوير العمل ، وكذلك مراقبة تموين المستودعات والتفتيش عليها ، وتلبية طلبات الصرف ألتي تردها من الكليات أو الإدارات بالجامعة.

1. استلام الأصناف المورّدة من قبل الشركات والمؤسسات إلى الجامعة. مثل السيارات والأثاث المكتبي والاجهزة العلمية والمعملية والآات التصوير والأدوات المكتبية والمطبوعات وكذلك المواد الكيميائية والزجاجية........ الخ.
2. وضع جميع ما يتم توريده من أصناف في ساحة الاستلام، وتدوينه في مستند إشعار استلام مؤقت. لحين معاينته وجرده ومطابقته للمواصفات المعتمدة، ومن ثم تسجيل جميع ما يتم توريده إلى المستودعات في مذكرة استلام نموذج (2) وكذلك إعداد محضر فحص ومعاينة بذلك ورفع جميع أساسات المعاملة إلى إدارة المشتريات لصرف مستحقات الموردين.
3. تسجيل وفهرسة جميع الأصناف الواردة في بطاقات الصنف كلاً على حدة.
4. صرف وتوصيل أي صنف يتم طلبة من المستودعات إلى الجهات الطالبة وتسجيله بمستند طلب صرف مواد نموذج رقم (7).
5. تسجيل الرقم الخاص في محاضر الاستلام نموذج رقم (3) في حالة التأمين المباشر للجهة المستفيدة.
6. تخصيص بطاقات عهد لجميع منسوبي ومنسوبات الجامعة كلاً على حده.
7. نقل جميع الأثاث الرجيع من الكليات والوحدات الإدارية بالجامعة إلى مستودعات الرجيع، والمدون في مستند ارجاع نموذج رقم (9).
8. متابعة العهد الخاصة بالموظفين، من خلال طلبات صرف المواد، ومحاضر مناقلات العهد.

* اللوائح والأنظمة التي تخص إدارة المستودعات هي (قواعد وإجراءات المستودعات الحكومية).

النماذج والاستمارات التي يتم العمل بموجبها في إدارة المستودعات:

1. إشعار استلام مؤقت لأصناف تحت الفحص نموذج رقم 1
2. استمارة جرد نموذج رقم 11
3. بطاقة صنف نموذج رقم 4
4. بطاقة عهدة نموذج رقم 8
5. طلب صرف مواد نموذج رقم 7
6. محضر استلام نموذج رقم 3
7. محضر انجاز عمل
8. محضر فحص ومعاينة
9. محضر مناقلة عهدة
10. مذكرة استلام نموذج رقم 2
11. مستند إرجاع نموذج رقم 9
12. مستند صرف أصناف رجيع نموذج رقم 10