إدارة العقود والمشتريات قطاع من قطاعات الجامعة مهمتها تأمين إحتياجات جميع قطاعات الجامعة وفق اللوائح والقرارات المالية المنظمة لعملية الشراء وذلك وفق الخطط والأهداف المحددة من قبل الإدارة العليا وذلك لتأمين الأجهزة والمستلزمات والمستهلكات التي تحتاجها تلك القطاعات بأقل الأسعار ووفق المواصفات المحددة والموضوعة من قبل تلك القطاعات.

أنشئت إدارة المشتريات والمستودعات عام 1403هـ وهي تتبع تنظيمياً وكيل الجامعة. وتهدف إلى تأمين كافة الاحتياجات الخاصة بوحدات الجامعة من كليات وإدارات وعمادات ومن المواد والآلات والأجهزة والمعدات والخدمات والأعمال الإنشائية بالكميات والنوعيات المطلوبة ، في الوقت المحدد وبالسعر المناسب.
 

تأمين احتياجات تلك الوحدات من المواد والمعدات والأجهزة والخدمات وأعمال البناء ، وبالكميات والنوعيات المحددة وفي الوقت المحدد وبالسعر المناسب​.

1/ القيام بكافة المهام التنفيذية المتعلقة بشراء المواد والمعدات والأجهزة اللازمة وفقاً للنظام والإجراءات المعتمدة، وذلك بالتشاور مع الجهات ذات العلاقة لتحديد الاحتياجات. وتتخذ في ذلك إجراءات الشراء اللازمة لتأمينها.

2/ القيام بكافة المهام التنفيذية المتعلقة بمنافسات الخدمات والإنشاءات وفقاً للنظام والإجراءات المعتمدة، والاشتراك مع الإدارة ذات العلاقة في إعداد الشروط والمواصفات للمنافسات الخاصة باللوازم والمعدات وتحديد الكميات اللازمة وفقاً لاعتمادات الميزانية والتخطيط المسبق.

3/أ: تنسيق طلبات الشراء بعد تلقيها من الجهات ذات العلاقة والبحث عن البائعين المناسبين داخل المملكة وخارجها، والقيام بإجراءات الإعلان والدعوة للمنافسات، وترتيب الاجتماعات للمقاولين والمتعهدين والموردين والإجابة على استفساراتهم.

3/ب: عرض طلبات الشراء التي تزيد عن (30.000) ريال على لجنة فحص عروض الشراء الـمباشر واستكمال الإجراءات والـمحاضر باعتماد صاحب الصلاحية. وحجز الـمبالغ للتعاميد من الإدارة الـمالية وإصدار التعاميد للمؤسسات والشركات.

4/تحرير العقود والعمل على توقيعها وإصدار أوامر الشراء للموردين وإحاطة الجهات ذات العلاقة.

5/ اتخاذ إجراءات تخليص البضائع الواردة عن طريق الجمارك ومتابعة عملية الشحن حتى وصول المواد مستودعات الجامعة.

6/ إعداد عقود التنفيذ مع المؤسسات أو الشركات التي تتم الترسية عليها وذلك بالاشتراك مع الجهات الأخرى ذات العلاقة وطبقاً للشروط والمواصفات والقواعد المنظمة وقرارات لجنة فحص العروض. واعتماد العقود من صاحب الصلاحية.

7/ إعداد أوامر الصرف الخاصة بالمشتريات ومراجعتها وموافاة إدارة الشؤون المالية بها ومراجعة المستخلصات الواردة من إدارة المشاريع والصيانة.

8/ استكمال مستندات الشراء ومذكرات الفحص والاستلام، وإرفاقها بمذكرة طلب التعويض أو الصرف قبل إحالتها للإدارة المالية بموجب استمارات صرف.

9/ اتخاذ إجراءات فتح الاعتمادات المسندية لدى مؤسسة النقد العربي السعودي أو أحد البنوك التي تتعامل معها الجامعة والتعاون في ذلك مع إدارة الشؤون المالية ومراقبة هذه الاعتمادات.

10/ وضع النظم السليمة للاحتفاظ بالضمانات الابتدائية والنهائية المقدمة للجامعة والعمل على مراقبتها بصفة مستمرة ومراعاة تجديدها قبل انتهاء صلاحيتها.

11/ أ -مراجعة الشروط والمواصفات الخاصة بتأمين الأعمال للصيانة و التشغيل 
و الـمشاريع و عرضها على لجنة دراسة الشروط و الـمواصفات لإقرارها.

واتخاذ إجراءات طرحها في منافسة عامة وكذا اتخاذ اللازم بعد الترسية لصرف مستحقات ومستخلصات المتعهدين والمقاولين في ضوء ما تتضمنه تقارير متابعة التنفيذ الواردة من الجهات المعنية.

ب- عمل الإجراءات الخاصة بالمنافسات وعرضها على لجنة دراسة الشروط والموصفات بالجامعة ومن ثم طرحها للمنافسة العامة ثم عرضها على لجنة فتح المظاريف وبعدها تعرض على لجنة فحص العروض وبعد نهاية عملها تستكمل إدارة المشتريات
الإجراءات النظامية.

ج-اتخاذ الإجراءات النظامية مع وزارة المالية للموافقة على العقود التي تزيد مدتها 
على سنة و تزيد قيمتها عن(5.000.000) ريال.

12/ إعداد تقرير سنوي عن إنجازات الإدارة والمشاكل التي صادفتها وما اتخذ من إجراءات لعلاج تلك المشاكل ومقترحاتها لرفع الأداء في المرحلة المقبلة. ​

أضغط هنا ...

​